Kompetensbaserad rekrytering

Hur går en kompetensbaserad rekryteringsprocess till? Vilka krav ställs på den rekryterande organisationen? Vilka för- och nackdelar finns det och vad säger forskningen? Vi förklarar och ger dig alla svaren!

Vad är kompetensbaserad rekrytering?

Kompetensbaserad rekrytering handlar kortfattat om hur man skapar struktur för en professionell rekryteringsprocess och därigenom undviker att magkänslan tar över. Först identifierar man vilka kompetenser som är avgörande för att lyckas i den aktuella rollen, därefter följer dessa som en röd tråd genom rekryteringens alla delar.

Vad är det som är så bra med kompetensbaserad rekrytering?

Det finns stora fördelar med kompetensbaserad rekrytering. Enligt forskning på området är det den mest träffsäkra metoden vid rekrytering. Chansen att hitta den bästa matchningen mellan företag och kandidat ökar eftersom processen inleds med att företaget gör ett arbete med att kartlägga vilka kompetenser som krävs för rollen och varje kandidat utvärderas utifrån dessa kompetenser.

Detta skapar goda förutsättningar för att kandidaten ska kunna använda sin kompetens i en utvecklande roll och med största sannolikhet kommer att trivas på arbetsplatsen. Det gynnar även arbetsgivaren att ha en kompetensbaserad rekryteringsprocess då kandidaterna upplever verksamheten som mer professionell och attraktiv.

Dessutom är det ett effektivt sätt att undvika diskriminering, oavsett om det gäller ålder, kön eller etnisk tillhörighet.

Kompetensbaserad rekrytering, steg för steg

När man arbetar med kompetensbaserad rekrytering, blir varje kandidat utvärderad utifrån sin förmåga att klara av rollen med utgångspunkt i vissa givna kompetenser. För att lyckas behöver man säkerställa att den som genomför rekryteringen har relevanta kunskaper om hur en komptensbaserad rekryteringsprocess går till.  Här kommer en guide steg-för-steg om hur det går till.

1. Kompetensanalys

Ta reda på vilka kompetenser som krävs för rollen

2. Kravprofil

Utforma en kravprofil utifrån kompetensanalysen

3. Annons och search

Säkerställ ett brett urval av kandidater

4. Intervjua medvetet

Genomför strukturerade intervjuer

5. Använd tester

Arbetspsykologiska tester kan vara ett bra komplement

6. Referenstagning

Med kravprofilen som utgångspunkt

7. Förutsättningar

Skapa goda förutsättningar för beslut

8. Utvärdera

Utvärdera rekryteringsprocessen efteråt

#1: Kompetensanalys

Börja arbetet med att göra en kompetensanalys för att ta reda på vilka kompetenser som krävs för rollen. Kompetens kan beskrivas som den kunskap, erfarenhet, begåvning, personlighet och motivation som man använder för att uppnå det som krävs i en given situation.

#2: Utforma en kravprofil

Nästa steg är att, utifrån kompetensanalysen, utforma en kravprofil. I den ska specifika krav för rollen formuleras. Som exempel kan nämnas utbildningskrav, krav på erfarenhet, kompetens, personlighet och praktiska förutsättningar.

Kravprofilen lägger grunden för det som intervjuerna ska fokusera på samt vilka områden som eventuella tester ska omfatta. Utifrån detta bestäms sedan vilka frågor som ska ställas till kandidaterna och referenterna.

Kravprofilen ska alltid göras tillsammans med rekryterande chef hos kunden. Önskelistan kan vara lång. Det är därför bra att identifiera vilka krav som är obligatoriska samt att dessa viktas enligt en skala. Annars är risken att kravprofilen blir alltför omfattande och därmed omöjlig att matcha.

#3: Annons och search

Målet med en annons är att locka kandidater att söka. Därför behöver annonsen vara både tydlig och säljande. Annonsera både internt och externt.

Det är vanligt att rekrytera på ett informellt sätt (utan annonsering) via nätverkskontakter. Personer som inte har de rätta kontakterna ges då inte samma chanser som andra. Vid informell rekrytering kan rekryteringsprocessen bli mindre formaliserad. Det riskerar att ge utrymme för fler subjektiva värderingar.

Search är ett komplement för att säkerställa att rekryteraren hittar och når de kandidater som kunden har efterfrågat. Genom att leta upp personer utifrån en fastställd kravprofil som själva inte aktivt söker jobb kan man på förhand fastställa att de har rätt profil.

#4: Intervjua medvetet

Att rekrytera kompetensbaserat, innebär att man genomför strukturerade intervjuer där frågorna har formulerats i förväg. Kravprofilen ligger till grund för vilka frågor som ställs och alla kandidater får samma frågor. Detta möjliggör en saklig jämförelse av kandidaternas svar och viktning av relevanta områden mot varandra. Forskning har visat att det här arbetssättet ökar chanserna för att hitta den mest kompetenta kandidaten för tjänsten.

#5: Använd tester

Arbetspsykologiska tester kan vara ett bra komplement för att få en tydligare bild av kandidaten, framförallt om man använder sig av personlighets-, begåvnings- och motivationstester. Om man låter alla som söker tjänsten genomföra tester som ett första steg, har man ett mer kvalitativt underlag vid urvalsprocessen än om man bara har kandidaternas CVn och personliga brev.

#6: Referenstagning med kravprofilen som utgångspunkt

Genom att ta referenser går det att verifiera uppgifter som framkommit under rekryteringsprocessen och få information om tidigare arbetsprestationer och kandidatens personliga egenskaper. Referenstagning som metod för att förutsäga framtida arbetsprestation ges dock låg validitet av forskare. Detta då kandidaten i normalfallet har valt ut sina referenter. Referenstagningen bör göras med kravprofilen som utgångspunkt och frågorna formuleras därefter.

#7: Skapa goda förutsättningar för beslut

Innan man börjar själva utvärderingen av slutkandidaterna, går man tillbaka till sin kravprofil för att påminna sig om hur varje kompetens ska bedömas. Därefter görs en individuell bedömning av de utvalda kompetenserna för varje kandidat. Slutligen kan man rangordna kandidaterna sinsemellan och har därmed ett bra underlag för vilken kandidat som matchar bäst för rollen.

#8: Utvärdera rekryteringsprocessen

En forskningsstudie visar att det inte alltid enbart är de urvalskriterier som beskrivs i kravprofilen som styr vilka beslut som fattas. Detta kan i värsta fall leda till diskriminering. Det kan därför vara värdefullt att utvärdera sin rekryteringsprocess för att granska på vilka grunder kandidater har sållats bort. Genom en systematisk uppföljning av rekryteringsprocessen kan organisationen skapa ett bättre underlag för kommande processer.

Vanliga frågor och svar

  • Hur ställer man intervjufrågor vid kompetensbaserad rekrytering?

    En kompetensbaserad intervju är en strukturerad intervju där rekryteraren ställer beteendeinriktade frågor utifrån de relevanta kompetenserna för rollen. Alla kandidater får samma frågor som är utformade i förväg för samma tjänst. Kandidaterna utvärderas utifrån en enhetlig bedömningsskala och de som intervjuar är överens om vad som är ett bra svar.

    Frågorna ska vara faktiska och konkreta där man ber kandidaten berätta om en given situation, med syfte att ta reda på hur den genomfördes och varför kandidaten valde just det tillvägagångssättet.

    Det här intervjumomentet förlitar sig på STAR- tekniken, där STAR står för Situation, Target, Action, Result. Rekryteraren ber kandidaten att beskriva en situation när hen behövt använda ett kompetensområde, undersöker vad hen hade för mål eller försökte åstadkomma, hur kandidaten agerade och vad det ledde till för resultat.

    Här kommer ett exempel på frågor man kan ställa i en kompetensbaserad intervju för att utforska hur självgående en kandidat är i att ta ansvar för en uppgift och driva processen framåt.

    • Vad har du för ansvar eller åtagande i ditt arbete?
      Hur förhåller du dig till detta?
      Hur mycket anser du att du bör stämma av, fråga eller rapportera för att kunna driva dina frågor vidare?
      Kan du beskriva ett konkret exempel?
    • Beskriv en större uppgift du fått ansvar för?
      Vad gällde det?
      Vilka var förutsättningarna?
      Hur gick du tillväga?
      Vad var det största problemet?
      Hur löste du det?
      Hur gick det?
      Är detta typiskt för dig?
    • Har du någon gång satt igång något som inte blev avslutat?
      Vad var det?
      Vad hände?
      Vad var det som gjorde att det gick som det gick?

     
    Källa: Lindelöw, Malin (2008). Kompetensbaserad personalstrategi: hur du tar reda på vad organisationen behöver, bemannar rätt och utvecklar den inför framtiden

  • Vilka fördelar innebär kompetensbaserad rekrytering för organisationen och kandidaten?

    Det finns stora fördelar med kompetensbaserad rekrytering och främst för att undvika diskriminering och att någon blir bortvald pga ålder, kön, etnisk tillhörighet mm.

    Chansen att hitta den bästa matchningen mellan företag och kandidat ökar, vilket skapar goda förutsättningar för att kandidaten kan omsätta sin kompetens till det som krävs för att klara av rollen och med största sannolikhet kommer att trivas på arbetsplatsen!

  • Finns det några nackdelar med kompetensbaserad rekrytering?

    Den enda nackdelen man kan se med kompetensbaserad rekrytering är om det rekryterande företaget inte tagit sig tid att göra en kompetensananalys som kravprofilen skapas utifrån. I värsta fall kan det leda till att rekryteraren ställer frågor kring kompetenser som inte är relevanta för rollen och man rekryterar fel person till rollen. 

    Detta är dock samma nackdel som om man inte arbetar kompetensbaserat utan vid vanlig rekrytering.

  • Vad säger forskningen om kompetensbaserad rekrytering?

    Kompetensbaserad rekrytering är enligt forskning och Malin Lindelöw, författare och fil.dr. i psykologi den mest träffsäkra metoden att arbeta med rekrytering. Metoden är avgörande för att hitta rätt person för jobbet, samt för att kandidaterna ska uppleva verksamheten som professionell och attraktiv.

  • Vilka krav ställer det på den rekryterande organisationen?

    För att man ska lyckas med kompetensbaserad rekrytering måste den rekryterande organisationen lägga ned arbete på att göra en kompetensanalys som i sin tur ligger till grund för kravprofilen. Att ta fram en kompetensanalys kan ta lite tid, men lönar sig i längden. Det kan vara HR som är drivande i arbetet med kravprofilen, men för att få fram alla arbetsuppgifter och kompetenser som krävs för rollen, så måste den göras tillsammans med rekryterande chef. Det kan vara klokt att bjuda in ett par medarbetare i gruppen.

  • Hur kan jag som kandidat förbereda mig inför en kompetensbaserad intervju?

    Vid en kompetensbaserad intervju lägger rekryteraren stort fokus på dina egenskaper, så kallade personliga kompetenser utöver de formella kraven, så som arbetslivserfarenhet och utbildning. Det görs exempelvis genom att du kommer att få frågor om specifika situationer du har varit med om där du använt dig av de kompetenser som du behöver ha för att kunna prestera i tjänsten du sökt.

    Om du t ex har sökt en tjänst som innefattar personalledning, kan exempel på frågor vara:

    • Beskriv ett personalrelaterat beslut som du fattat, och som inte blev så lyckat.
      Varför var det inte ett så bra beslut?
      Vad skulle du ha gjort annorlunda idag?
    • Ge mig ett exempel på hur du nyligen delegerat ansvar för ett uppdrag.
      Vem valde du?
      Vad delegerade du, och på vilket sätt gjorde du det?
      Vad gjorde du för att följa upp arbetet?
    • Vilken ledarstil är den bästa du arbetat under?
      Vad har du lärt dig av vederbörande, och vad i det ledarskapet använder du själv?
    • Beskriv något tillfälle då du hade svårt att få människor att samarbeta (för att lösa ett problem, eller att slutföra ett projekt).
      Vad gjorde du?
      Hur gick det?
      Vad skulle du kanske gjort annorlunda?
    • Vilken typ av medarbetare har du svårast att leda?
      Hur kommer det sig? Hur hanterar du det?

  • Varför ställer man denna typ av frågor?

    När rekryteraren ber kandidaten berätta om olika situationer och hur hen hanterat dem, så kan man på ett objektivt och fördomsfritt sätt utvärdera kandidatens kompetens inom olika områden som är relevanta för tjänsten. Anledningen till att den här sortens intervjuteknik har blivit så framgångsrik, är att rekryteraren kan skapa sig en bild av hur kandidaten fungerar i praktiska situationer och avgöra om hen har rätt bakgrund och färdigheter. Kandidatens tidigare beteende är det bästa sättet att veta hur hen kommer att bete sig i framtiden.

  • Hur går en icke komptensbaserad intervju till?

    Om rekryteraren inte använder sig av komptensbaserad intervjuteknik är risken stor att intervjun blir ostrukturerad. Under ostrukturerade intervjuer konstrueras en rad frågor under själva intervjutillfället som inte alltid tillför information om en kandidats möjlighet att utföra ett specifikt arbete. Det finns dessutom en risk att rekryteraren tappar fokus och ställer osakliga frågor som saknar relevans för uppdraget.

  • Motverkar kompetensbaserad rekrytering diskriminering?

    Eftersom man vid kompetenbaserad rekrytering utgår från specifika och utvalda kompetenser för rollen redan vid urvalet, och varje kandidat som intervjuas för rollen får svara på samma frågor, så finns mindre utrymme för egna tolkningar.

    En studie ger tre rekommendationer som är viktiga för att minska riskerna för diskriminering:

    1. Att använda kravprofilen som utgångspunkt under alla faser av rekryteringsprocessen
    2. Att tydligt definiera innebörden av de olika kriterierna i kravprofilen samt att rangordna kraven i profilen.
    3. Studien lyfter också vikten av att i ett tidigt skede bestämma viktningen av de olika kraven i förhållande till varandra.

     
    Källa: Lindelöw, Malin (2008). Kompetensbaserad personalstrategi: hur du tar reda på vad organisationen behöver, bemannar rätt och utvecklar den inför framtiden

  • Var kan jag utbilda mig i kompetensbaserad rekrytering?

    Det finns en uppsjö av olika utbildningar i kompetensbaserad rekrytering, välj utbildning med omsorg och var noga med att det du väljer uppfyller dina önskemål.

    Företagsuniversitetet – Kompetensbaserad rekrytering

    Advantum Kompetens – Kompetensbaserad rekrytering

    Garuda – Kompetensbaserad rekrytering

    TNG – Skräddarsydd utbildning i kompetensbaserad rekrytering

  • Vad heter kompetensbaserad rekrytering på engelska?

    Competency based recruitment

  • Jessica Frösell

    Jessica Frösell

    Jessica har 20 års ledarerfarenhet från bl a IT- & konsultbranschen och har drivit eget företag med inriktning på HR och rekrytering.
    Jessica Frösell

    Jessica Frösell

    Jessica har 20 års ledarerfarenhet från bl a IT- & konsultbranschen och har drivit eget företag med inriktning på HR och rekrytering.