Gabriella Ekström är HR- och kommunikationschef på marknadsbyrån Dentsu Sweden. I Heta stolen berättar hon om de bästa metoderna för konflikthantering, hur hon jobbat för att utveckla sitt ledarskap och lättnaden i att inse att man inte kan vara bäst på allt hela tiden.
😀 Vad är det absolut roligaste med ditt jobb?
– Hur varierat och innovativt det är: i min roll får jag både jobba med traditionella HR frågor men även mycket med kommunikation. Jag och vi på HR är som en egen liten kommunikationsavdelning som bidrar till att både chefer och medarbetare har god tillgång till det de behöver för att kunna lösa sina uppgifter. En vanlig arbetsdag kan jag jobba med allt från kluriga frågor inom arbetsrätt där det inte finns några tydliga svar, till att producera innehåll för interna portaler, kundmaterial och för LinkedIn. HR anses kanske inte som ett särskilt kreativt yrke men i min roll har den innovativa och kreativa biten varit den mest lustfyllda.
🙁 Nämn ett misstag du gjort i jobbet som du fortfarande kan skämmas över!
– Mina mest pinsamma misstag är nästan alltid relaterade till Excel: jag tror att jag gjort allt rätt, alla formler ser ut att stämma och jag har dubbel- och trippelkollat innehållet. Sen efter att jag massmailat det till alla mottagare upptäcker jag att ett fel har uppstått när jag sorterar om i filen. Då är funktionen recall mail din bästa vän! Ett annat misstag jag gjort och säkert gör är att jag rusar längre fram i planering och vision än mina medarbetare. Det kommer från att vara chef eller mellanchef. Jag vet ju oftast om bolagets visioner och lägger planer för mitt arbete utefter det, trots att alla medarbetarna ännu tagit del av de långsiktiga planerna. Det är då lätt hänt att jag och vi i ledningen skyndat framåt och är i otakt till den information och det tempo våra medarbetare har. Det är ett dilemma med förändringsledning och något jag försöker bli bättre på.
😀 Vilka är de bästa lärdomarna du dragit från tidigare erfarenheter och misstag?
– Jag har länge haft väldigt svårt för gnäll, så till den grad att jag nästan blivit allergisk mot det. Vad jag menar med gnäll är när personal kommer till mig med åsikter på saker de tycker fungerar dåligt men utan förslag på vad man kan göra åt det. De vill att någon annan ska fixa problemet. Jag hade så svårt för detta icke-konstruktiva “gnäll” under en period att jag fick coachning i hur jag skulle hantera problematiken. Eftersom jag i princip blivit allergisk mot fenomenet gav min coach mig ett recept på allergimedicin: att använda min nyfikenhet till att förstå orsaken bakom detta så kallade gnället. Ofta är det där man finner lösningar på problemet vilket uppmuntrar till samarbete mellan mig och personalen. Då kan vi tillsammans ta oss vidare istället för att känna det som att vi drunknar i problemen. Att använda nyfikenhet och kommunikation för att jobba lösningsorienterat med problem på arbetsplatsen är nu ett av mina bästa verktyg – och jag är väldigt tacksam för min coachning!
🙁 Hur hanterar du konflikter och att behöva säga upp personal?
– Hur man hanterar konflikter har länge varit en hjärtefråga för mig, och jag använder mig av en metodik som jag kallar för minimedling. Det är viktigt att ha verktyg på plats så att man kan hantera konflikter när de väl uppstår. Inspirationen till min metod fick jag från en föreläsning på Ledningsinstitutet. Vi hjälper då medarbetare att komma förbi konflikten med hjälp av samtal med syftet att bägge ska förstå varandras synvinklar. Målet är inte att kollegorna plötsligt ska börja älska att jobba med varandra, utan att de ska kunna jobba med varandra utan att slösa energi på konflikter eller skitsnack. Det fungerar riktigt bra, särskilt då det flesta är hyggliga och lösningsorienterade.
– När det gäller att säga upp personal har jag mycket erfarenhet av det och ser det därför inte som en alltför tung uppgift. I början av min karriär, runt millennieskiftet, upplevde vi it-kraschen där vi på mitt jobb behövde säga upp runt 1 500 medarbetare. Det går inte att ta sig igenom det utan att lära sig bra hanteringsmetoder. Jag försöker alltid behålla min status som mellanpart då jag vill det bästa för både företaget och för den anställda. Alla involverade måste vara trygga i hur processen sköts och där har jag även fått mycket stöd från Almega.
😀 Hur ser din drömarbetsplats ut – när det gäller arbetsmiljö, kontor, atmosfär och så vidare?
– Det kontoret vi har nu på Dentsu är en fantastiskt härlig mötesplats för både medarbetare och våra kunder, både före och under corona. Innan vi började jobba hemifrån kunde det vara mycket trångt på kontoret, som ligger på söder i Stockholm, då både vi och kunderna ofta ville vara där. Men under pandemin har många upptäckt att de är väldigt produktiva när de jobbar hemma, särskilt med uppgifter där de jobbar självständigt. Därför har vi gjort lite omstruktureringar och sagt upp vissa delar av kontoret och när pandemin är över kommer vi behålla möjligheten att jobba på distans när det passar. Det många särskilt saknar är att vara på kontoret för det sociala och det kreativa, såsom möten, workshops, fredagsgodis och så vidare. Den möjligheten kommer självfallet att finnas kvar efter pandemin.
🙁 Inom vilka områden tror du att du kan utvecklas som ledare?
– Under min karriär har jag liksom många andra strävat efter att ständigt utvecklas och bli bättre på saker. Men nu börjar jag bli så pass mogen i både mitt yrkes- och privatliv att jag ser att det är viktigare att utveckla mig inom saker jag brinner för snarare än att fokusera på mina brister. Man kan inte vara bäst på allt jämt: det bästa du kan göra som ledare är ofta att delegera uppgifter till medarbetare som gör dem bättre än du. Som ett team har alla spelare olika styrkor och svagheter och istället för att försöka kontrollera allt hela tiden är det bättre att låta de som är riktigt bra på någonting sköta de arbetsuppgifterna. Det finns en enorm lättnad i att inse att man inte är bäst på allt och att företaget mår bäst när alla medarbetare trivs i de roller de har för att de jobbar med uppgifter de brinner för. Då bidrar alla till företagets fortsatta utveckling!
