Susanne Westford är People & HR Director på Synsam Group. I Heta stolen berättar hon om varför det är viktigt att tänka strategiskt och affärsinriktat för att höja medarbetarnas roll i en verksamhet, men också hur man kan utveckla, lyfta och stärka HR-funktionen i ett bolag genom teamwork, nyckeltal och mångfald med olika erfarenheter.
😀 Du har erfarenhet både från startups och globala tillväxtbolag med kommunikation och marknadsföring. Hur har du nyttjat erfarenheten i ditt HR-team?
– På många olika sätt. Mina tankar börjar alltid strategiskt: vad ska vi göra och för vem? När vi är färdiga gäller det att dra slutsatser kring vad vi ska fokusera på till nästa gång. Når vi inte målet; vad gör vi då för att göra något bättre? Och hur kommunicerar vi så att vi når det resultat vi önskar? Mångfald av kunskap och olika erfarenheter i ett och samma team ger tillsammans oslagbara resultat.
Erfarenheten från startups till globala tillväxtbolag har lärt mig hur viktigt det är att iaktta vilken utvecklingsfas företaget befinner sig i innan man sätter igång. När vi för ett par år sedan byggde upp en gemensam rekryteringsprocess i alla länder omfattade den många steg och detaljer, men vad skulle egentligen använts i praktiken av våra butikschefer om vi tagit med precis allt från början? Genom att först fastställa var våra medarbetare befann sig i respektive land och vilka behov företaget hade just då selekterade vi vad som var allra viktigast för att vi skulle kunna göra rätt rekryteringar. I nästa steg kunde vi gå vidare och fördjupa oss mer. Detsamma har vi gjort med medarbetarsamtal, mentorskap, ledarskap, performance management, utbildningar och i vår employer branding. Det har skapat den förändring, det samarbete och den gemenskap vi velat uppnå. En kunskapsresa tar aldrig slut.
😀 Hur skulle du beskriva din ledarfilosofi?
– Företag som lyckas är de med ledare som får medarbetarna att förstå att vi alla är unika och att vi måste ta vårt ansvar i vår roll för att tillsammans som team nå målet. Jag har under min karriär arbetat i företag under förändring där många snabba beslut har fattats men där du samtidigt har varit tvungen att tänka strategiskt och långsiktigt. Organisationsmodellen när jag började hos Synsam Group 2015 var en klassisk hierarki men med ny ledning och inriktning har vi idag skapat och byggt upp en nätverksorganisation i en matrisstruktur som ständigt bygger upp nya interna nätverk beroende på vad vi har behov av att uppnå. I det snabbföränderliga samhälle vi lever i, är att ständigt vara innovativ och ansvarsfull, en förutsättning för oss alla om vi vill fortsätta vara ledare i den bransch vi verkar inom.
🙁 Hur hanterar du konflikter och att behöva säga upp personal?
– Vi har som de flesta bolag etablerat riktlinjer för hur våra ledare ska hantera konflikter och de bygger på att först tydliggöra problemet i enlighet med ansvarsroll, situation och satt plan för att tillsammans, under omständigheterna, finna en bra lösning. Sedan gäller det att följa upp det. I de flesta fall lyckas våra ledare finna lösningar och en win-win-situation för båda parter. Men inte alltid och då får vi försöka hitta den lösning som är bäst för samtliga involverade i situationen.
Susanne fortsätter:
– Däremot fanns det, under pandemin förra våren, en tidsperiod där svåra frågor uppstod av naturliga skäl. Flera medarbetare kände sig osäkra kring framtiden och var rädda att bli av med sina jobb. Koncernchefen och våra landschefer gick då ut och sa att ingen skulle oroa sig och att vi alla skulle få behålla våra jobb. Det gav en enorm trygghet och motivation till våra medarbetare att se till att så blev fallet. När jag blickar tillbaka kan jag konstatera att vi lyckades. Vi ökade omsättningen genom våra medarbetares förmåga att tänka innovativt. Vår ökade digitala närvaro kombinerat med nya fysiska butiker gjorde också att vi kunde växa med över femton procent i antalet medarbetare i Sverige.
🙁 Vilket är det sämsta beslutet du tagit som chef och vad lärde du dig av det?
– I ett innovativt företag som Synsam Group där nya idéer och projekt testas och startas upp ideligen har jag fattat flera beslut som varit mindre bra men vi har en förlåtande och lösningsorienterad kultur. Och därför vågar jag, och i och med det även mina medarbetare, att fortsätta fatta dem. Men det är också på det sättet vi som företag fortsätter att växa och vara innovativa.
😀 Korta videointervjuer har börjat konkurrera med traditionella personlighetstester. Bra eller dåligt?
– Intressant fråga. Det kortfattade svaret är ja – korta videointervjuer är bra för den kandidatgrupp och situation de passar bäst för. Vi använder båda modellerna. Idag kan vi inte nå och bedöma alla säljare, butikschefer, optiker och nyckelpersoner på kontoren med ett enda verktyg. För att lära ut och ge förutsättningarna som hjälper oss att under omständigheterna lyckas på bästa sätt har korta videointervjuer blivit ett alternativ som har fungerat väldigt bra för oss med att nå ut till en viss kandidatgrupp, säger Susanne och fortsätter:
– Vi har byggt upp en gemensam rekryteringsmodell för alla länder och gått från en godtycklig approach (han/hon verkar duktig, denne anställer vi) till en systematisk approach där vi vet (i den mån det går) att han eller hon kommer att passa in och göra ett bra jobb. Vi testar på samma sätt och säkrar vår framgång. Många bolag tar lite för lätt på rekrytering och utbildar inte sina ledare för att vara duktiga på att rekrytera. Här finns mycket att göra i många bolag.
🙁 Vilka är de vanligaste misstagen ledare gör, enligt dig?
– Att inte våga förändras och vara innovativa. Inom HR skiljer det sig mycket åt hur man använder digitalisering och hur man ser på det – speciellt inom rekrytering. För oss är digitaliseringen en del av vårt dna. Är man inte i framkant här, precis som inom hållbarhet, blir man snart omsprungna. Inom rekrytering vill man med ”så hög säkerhetsgrad” som möjligt finna och rekrytera rätt personlighet och kompetens för rollen. Vilket verktyg som då passar bäst att använda hänger på det man bäst når och kan särskilja rätt kandidat med. Det i sin tur innebär att vi måste våga vara öppna och innovativa; att våga testa nya verktyg inom våra arbetsområden för att hela tiden förbättra möjligheterna att nå vårt mål. Tillsammans vill vi skapa en arbetsmiljö där talangerna väljer att komma till oss.
